Organizujesz jarmark rękodzieła?
Zobacz, jak usprawnić rezerwację stoisk
Excel z listą wystawców, dziesiątki wiadomości z pytaniem „czy stoisko nr 8 jest jeszcze wolne?”, ręcznie aktualizowany plan wydarzenia i przelew, którego trudno przypisać do konkretnej rezerwacji. Jeśli masz za sobą organizację jarmarku, kiermaszu czy festynu, prawdopodobnie dobrze znasz ten scenariusz.
Przy większej liczbie wystawców nawet niewielkie wydarzenie szybko zaczyna wymagać sporo pracy organizacyjnej. I właśnie ten etap ma usprawnić StandBuy.
Spis Treści
Czym jest platforma StandBuy?
StandBuy To system przeznaczony do obsługi rezerwacji miejsc podczas wydarzeń – od przygotowania planu terenu i przyjmowania zgłoszeń, przez wybór konkretnych stoisk, aż po płatności i faktury.
Nie jest to kolejny kalendarz wydarzeń – od tego macie, chociażby nasz Kalendarz Jarmarków na Różowym Blogu. StandBuy zaczyna być przydatny krok później: kiedy wydarzenie jest już zaplanowane i trzeba sprawnie zorganizować sprzedaż oraz rezerwację miejsc.
Interaktywna mapa zamiast kolejnej tabeli
Jednym z najbardziej czasochłonnych elementów organizacji jarmarku jest zarządzanie dostępnymi miejscami. Plan w PDF-ie szybko się dezaktualizuje, a ręczne zaznaczanie rezerwacji w Excelu sprawdza się tylko do pewnego momentu.
W StandBuy organizator może przygotować interaktywną mapę terenu lub hali albo skorzystać z mapy opartej na OpenStreetMap. Na planie można oznaczyć poszczególne stoiska, określić ich powierzchnię, cenę oraz aktualny status. Wystawca widzi dostępne miejsca i może wybrać konkretne stoisko podczas rezerwacji. Organizator natomiast ma aktualny podgląd zajętości miejsc bez konieczności ręcznego nanoszenia każdej zmiany na kolejną wersję planu.
Nie zawsze „kto pierwszy, ten lepszy”
Przy wydarzeniach związanych z rękodziełem sam fakt, że wystawca chce zarezerwować miejsce, nie zawsze wystarcza. Organizatorzy często dbają również o różnorodność oferty – trudno przecież mówić o ciekawym jarmarku, jeśli obok siebie znajdzie się kilka stoisk z niemal identycznym asortymentem.
Dlatego w StandBuy można uruchomić tryb zgłoszeniowy.
Organizator sam ustala pytania w formularzu – może zapytać m.in. o rodzaj sprzedawanych produktów, kategorię działalności czy zapotrzebowanie na prąd. Następnie przegląda zgłoszenia i decyduje, których wystawców zaakceptować. Możliwe jest również zapraszanie konkretnych twórców na wybrane miejsca. Pomaga w tym baza profili wystawców dostępna na platformie.
Jeden panel do obsługi wydarzenia
Przy większym jarmarku problemem nie jest zazwyczaj jedna konkretna czynność. Kłopot zaczyna się wtedy, gdy rezerwacje są w Excelu, plan stoisk w PDF-ie, dane do faktur w mailach, a informacje o płatnościach trzeba sprawdzać osobno.
StandBuy pozwala zebrać te elementy w jednym systemie.
Płatności i faktury
Dane potrzebne do wystawienia faktury są zbierane podczas rezerwacji. System może również obsługiwać generowanie dokumentów i przypisywanie płatności do konkretnych rezerwacji.
Praca kilku osób przy jednym wydarzeniu
Zmiany są zapisywane w historii, dzięki czemu łatwiej sprawdzić, co działo się z konkretną rezerwacją i kto dokonał zmiany.
Pełny plan wydarzenia
Na mapie można umieścić nie tylko stoiska wystawców, ale również scenę, strefę warsztatową, toalety, punkt medyczny czy inne ważne elementy infrastruktury. Dzięki temu jeden plan może służyć zarówno do obsługi rezerwacji, jak i organizacji przestrzeni wydarzenia.
Komunikacja z wystawcami
System umożliwia również wysyłanie powiadomień związanych m.in. z płatnościami czy sprawami organizacyjnymi.
Dzięki temu zamiast łączyć kilka narzędzi i ręcznie pilnować aktualności danych, organizator może zarządzać najważniejszymi elementami wydarzenia z jednego miejsca.
Jesteś wystawcą? Warto mieć swój profil
StandBuy jest skierowany nie tylko do organizatorów.
Jeśli sprzedajesz rękodzieło, prawdopodobnie wiesz, ile czasu potrafi zająć samo wyszukiwanie wydarzeń. Grupy na Facebooku, profile na Instagramie, strony organizatorów, polecenia znajomych – informacje są mocno rozproszone. Na StandBuy można założyć profil wystawcy, który pełni funkcję gotowej wizytówki. Możesz umieścić w nim informacje o swojej działalności, zdjęcia produktów oraz odnośniki do mediów społecznościowych.
Ma to również drugą zaletę: organizatorzy poszukujący wystawców z określonej kategorii, np. ceramiki, biżuterii czy dekoracji, mogą znaleźć odpowiednich twórców i zaprosić ich do udziału w wydarzeniu. Zamiast więc za każdym razem przedstawiać swoją markę od początku, masz przygotowany profil, z którego możesz korzystać przy kolejnych rezerwacjach.
Mniej szukania, więcej dopasowanych wydarzeń
Baza StandBuy jest rozwijana wraz z kolejnymi organizatorami i wystawcami korzystającymi z platformy. Z punktu widzenia twórcy oznacza to możliwość znalezienia w jednym miejscu wydarzeń, które odpowiadają profilowi jego działalności.
Dla organizatorów działa to w drugą stronę – zamiast liczyć wyłącznie na zgłoszenia, mogą aktywnie szukać ciekawych marek i zapraszać je do udziału. To szczególnie interesujące w przypadku jarmarków rękodzielniczych, gdzie odpowiedni dobór wystawców często ma równie duże znaczenie jak sama liczba sprzedanych stoisk.
Najpierw możesz sprawdzić wersję demo
Jeśli zastanawiasz się, czy taki sposób obsługi wydarzeń sprawdzi się w praktyce, nie musisz od razu przenosić całej organizacji do nowego systemu. StandBuy udostępnia wersję demonstracyjną, w której można zobaczyć działanie interaktywnej mapy, przejść przez proces rezerwacji oraz sprawdzić, jak wygląda panel organizatora. Jeśli organizujesz jarmarki, kiermasze lub festyny, może to być prosty sposób na ograniczenie liczby arkuszy, wiadomości i ręcznie aktualizowanych rezerwacji.
A jeśli jesteś wystawcą – warto sprawdzić bazę wydarzeń i przygotować swój profil, żeby łatwiej znaleźć kolejne miejsca do sprzedaży swoich produktów.
Sprawdź StandBuy i zobacz, czy ten sposób organizacji wydarzeń sprawdzi się również u Ciebie.
